Siklus PPEPP adalah model dan alur kerja utama dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di STIDKI NU Indramayu. Akronim ini merupakan singkatan dari Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan. Siklus ini merupakan pendekatan manajemen yang memastikan bahwa setiap standar mutu yang telah dirumuskan dapat diimplementasikan, dievaluasi, dan ditingkatkan secara sistematis dan berkelanjutan.

Tujuan utama dari penerapan siklus ini adalah untuk menumbuhkan dan memelihara budaya mutu (quality culture) di seluruh unit kerja, sehingga STIDKI NU Indramayu dapat secara konsisten mencapai visi dan misinya.

Tahapan dalam Siklus PPEPP

Berikut adalah penjelasan rinci mengenai setiap tahapan dalam siklus PPEPP:

1. Penetapan Standar

Tahap pertama dalam siklus adalah merumuskan dan menetapkan standar mutu. Standar ini berfungsi sebagai tolok ukur atau kriteria yang harus dicapai dalam penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

• Kegiatan Utama:

  • Melakukan studi terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku.

  • Menganalisis visi, misi, dan tujuan STIDKI NU Indramayu.

  • Mengidentifikasi kebutuhan dan harapan dari para pemangku kepentingan (stakeholders).

  • Merumuskan butir-butir standar yang jelas, terukur, dan relevan.

• Dokumen Terkait: Standar SPMI, Kebijakan SPMI.

2. Pelaksanaan Standar

Setelah standar ditetapkan, tahap selanjutnya adalah mengimplementasikannya dalam kegiatan operasional sehari-hari di seluruh unit kerja terkait.

• Kegiatan Utama:

  • Sosialisasi standar kepada seluruh dosen, tenaga kependidikan, dan mahasiswa.

  • Menyusun prosedur operasional (SOP) untuk menjalankan standar.

  • Melaksanakan kegiatan Tridharma Perguruan Tinggi sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

• Dokumen Terkait: Manual SPMI, Formulir SPMI.

3. Evaluasi Pelaksanaan Standar

Tahap evaluasi bertujuan untuk mengukur dan menilai sejauh mana pelaksanaan standar telah sesuai dengan apa yang telah ditetapkan. Proses ini dilakukan secara periodik untuk memantau kinerja dan capaian.

• Kegiatan Utama:

  • Melakukan monitoring dan pengumpulan data secara berkala.

  • Melaksanakan Audit Mutu Internal (AMI) untuk memeriksa kesesuaian antara pelaksanaan dengan standar.

  • Menganalisis data temuan untuk mengidentifikasi kesenjangan (gap) dan akar masalah.

• Dokumen Terkait: Instrumen AMI, Laporan Hasil AMI.

4. Pengendalian Pelaksanaan Standar

Berdasarkan hasil evaluasi, tahap pengendalian berfokus pada upaya untuk menjaga agar pelaksanaan standar tetap berada di jalur yang benar dan melakukan tindakan korektif jika ditemukan penyimpangan.

• Kegiatan Utama:

  • Mengambil tindakan perbaikan langsung terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan.

  • Memastikan bahwa setiap unit kerja memahami dan menindaklanjuti hasil temuan audit.

  • Mengawasi implementasi tindakan korektif agar berjalan efektif.

• Dokumen Terkait: Laporan Tindak Lanjut (LTL) Hasil AMI.

5. Peningkatan Standar

Tahap terakhir dari siklus ini adalah melakukan peningkatan atau pengembangan. Peningkatan ini bisa berupa penyempurnaan standar yang sudah ada agar lebih relevan, atau penetapan standar baru yang lebih tinggi (kaizen/continuous improvement).

• Kegiatan Utama:

  • Melaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) untuk membahas hasil audit dan peluang peningkatan.

  • Mengkaji ulang standar yang ada berdasarkan umpan balik, perkembangan ilmu pengetahuan, dan perubahan kebutuhan stakeholders.

  • Merumuskan draf standar baru atau revisi standar yang ada untuk memulai siklus PPEPP berikutnya.

• Dokumen Terkait: Dokumen RTM, draf revisi Standar SPMI.